Správa dokumentov je pri používaní iPhonu alebo iPadu životne dôležitá. Skutočnosť, že všetko je centralizované, aby mohlo fungovať, je skutočne dôležité. Celý tento proces správy je možné vykonať na iPhone alebo iPad s natívnou aplikáciou Súbory, ktorá obsahuje mnoho relevantných funkcií. V tomto článku vám povieme všetky podrobnosti o tom, čo sa dá s touto aplikáciou robiť.
Súbory, aplikácia na správu dokumentov
Aplikácia Súbory slúži na správu všetkých dokumentov, ktoré sú uložené v iPhone alebo iPade. Neobmedzuje sa však len na správu lokálnych dokumentov, ale je určený aj na pripojenie všetkých cloudov, vrátane oficiálneho cloudu ekosystému Apple, iCloud Drive. Týmto spôsobom ich možno jednoduchým spôsobom zdieľať a organizovať podľa vašich predstáv. Vyniká tiež predovšetkým prepojením, ktoré má so všetkými tímami v ekosystéme, takže iPhone a iPad prechádzajú na Mac alebo mnohé iné zariadenia. Takto je všetko centralizované s cieľom zlepšiť osobnú a pracovnú produktivitu, aby ste mohli pracovať pohodlne. Aj keď to nie je dokonalá aplikácia, ani zďaleka nie, hoci sa postupne zlepšuje s väčšími integráciami a nástrojmi, aby bolo možné mať viac ako adekvátnu a predovšetkým organizovanú správu.
Zdieľajte dokumenty jednoducho
V aplikácii Files vyniká to, aké ľahké môže byť zdieľanie akéhokoľvek typu dokumentu s inými ľuďmi. Neobmedzuje sa však len na samostatné súbory, ale dá sa použiť aj na prácu v rovnakom priečinku. Toto je niečo, čo je internalizované v cloude spoločnosti Apple, iCloud Drive, a čo možno vidieť aj v mnohých iných cloudových službách, ako je napríklad Google. Pomocou jednoduchej iCloud Mail môžete zdieľať priečinky plné dokumentov a druhá osoba ich tiež uvidí vo svojej aplikácii Súbory. Týmto spôsobom je práca na iPhone alebo iPade s touto aplikáciou viac než pohodlná na dennej báze.
Hoci to nie je obmedzené len na používateľov, ktorí sú v rámci ekosystému. To sa dosiahne vygenerovaním odkazu, ktorý možno odovzdať každému, kto nemá iPhone alebo iPad, aby mohol mať daný dokument vo svojom vlastníctve. Je pravda, že nemôžete zdieľať priečinok, aby ste v ňom mohli upravovať dokumenty, ale môžete povoliť ich sťahovanie.
Pripojte všetky svoje cloudy na jednom mieste
V Súboroch, ako sme už predtým poznamenali, sa neobmedzujú iba na správu súborov na iCloud Drive. Môžete tiež synchronizovať Disk Google a dokonca aj Outlook. To všetko sa dosiahne prostredníctvom účtov, ktoré ste prepojili s vaším iPhone a ktoré sú automaticky detekované. Jednoducho v rámci aplikácie si ju musíte aktivovať, aby ste mali prístup ku cloudovým službám. To je niečo naozaj dôležité, aby ste mohli sťahovať súbory a manipulovať s nimi alebo ich dokonca exportovať do interného úložiska zariadenia, aby ste s nimi mohli pracovať.
K tomu sa pridáva aj možnosť pripojenia k rôznym serverom. Takto sa dostanete napríklad na firemné servery, kde sú uložené interné dáta a dokonca sa dostanete napríklad aj na NAS. Vďaka tomu je oveľa pohodlnejší prístup ku všetkým údajom, ktoré máte uložené kdekoľvek. Týmto spôsobom sa výrazne zjednodušuje používanie rôznych aplikácií, pretože všetko je sústredené v jedinej.
Usporiadajte si všetky súbory pohodlne
Vytvorte priečinky a zadajte, čo chcete
Aby ste mohli organizovať všetky svoje súbory, aplikácia vám umožňuje vytvárať priečinky veľmi jednoduchým spôsobom. Pri zavádzaní súborov sa ich odosielanie samozrejme skomplikuje, ale vždy si môžete vybrať rôzne dostupné možnosti, ako je zmena názvu alebo získanie informácií. Týmto spôsobom môžete kedykoľvek upraviť informácie v priečinku. Názov je dôležitý, pretože vo vyhľadávacom nástroji pre iPhone môžete tento priečinok kedykoľvek vyhľadať a rýchlo sa k nemu dostať. To isté platí pre konkrétny súbor, ktorý možno premenovať jednoduchým podržaním položky, čím sa zobrazí rozbaľovacia ponuka.
Medzi týmito možnosťami je okrem možnosti premenovať priečinok alebo súbor aj mnoho ďalších možností. Medzi nimi vyniká napríklad možnosť jeho duplikácie, posunutia, otvorenia rýchleho náhľadu či stlačenia. Toto posledné je dosť dôležité, pretože budete môcť odoslať ľubovoľný priečinok alebo súbor, ktorý váži dostatok MB v súbore .zip, aby ste uľahčili odosielanie e-mailom alebo inými elektronickými prostriedkami. Navyše, ako by to mohlo byť inak, dekompresiu môžete vykonať aj v samotnej aplikácii Súbory.
Organizácia v štítkoch
Aby ste mali všetko usporiadané a rýchlo to našli, dokumenty aj priečinky je možné označiť štítkom. Ak sú napríklad sériou súborov výlučne faktúry, možno ich kategorizovať týmto spôsobom a všetky ich zoskupiť pod rovnakým štítkom. Tieto sú neobmedzené a môžu byť tiež klasifikované rôznymi plne prispôsobiteľnými farbami. Týmto spôsobom sa na hlavnej obrazovke Súbory nachádza časť, ktorá je venovaná všetkým štítkom, ktoré ste predvolene nakonfigurovali. Kliknutím naň sa dostanete ku všetkým dokumentom alebo priečinkom, ktoré ste takto označili. Bezpochyby je to jeden z najlepších možných spôsobov, ako mať všetko zorganizované. Dosiahnete to jednoducho otvorením rozbaľovacej ponuky, ktorú sme predtým komentovali, aby ste ju klasifikovali kliknutím na sekciu „štítky“.
Okamžite skenujte a uložte do súborov
Uloženie fyzického dokumentu v aplikácii Súbory môže byť niekedy zložité. Musíte použiť inú externú aplikáciu, ale Files má vstavaný natívny skener. V momente jeho stlačenia sa otvorí fotoaparát na zachytenie konkrétneho dokumentu a ten sa automaticky archivuje v aplikácii, pričom je vždy k dispozícii v priečinku, ktorý chcete.
integrovaný editor
Aplikácia Súbory má malý vstavaný editor, ktorý vám umožňuje vykonávať rôzne úlohy jednoduchým spôsobom. Aj keď vám to neumožňuje meniť text in situ, musíte sa uchýliť k iným aplikáciám, je možné robiť rôzne anotácie. Pri prístupe ku konkrétnemu súboru, napríklad PDF, sa v pravom hornom rohu zobrazí malá ceruzka. Kliknutím naň sa dostanete do režimu anotácií, aby ste mohli zvýrazniť konkrétnu časť alebo použiť rôzne spôsoby označenia časti textu. Po uložení sa dokument upraví so všetkými týmito zmenami. Cieľom je poslať ho s týmito anotáciami, aby osoba, ktorá ho dostane, videla všetko, čo chcete preniesť.
Správa interného úložiska
Ako sme už spomenuli, aplikácia Súbory sa neobmedzuje len na súbory, ktoré sú v cloude. Môžete tiež spravovať všetky informácie, ktoré sa nachádzajú v internom úložisku iPadu alebo iPhonu. Tieto prípady sú veľmi dôležité, pretože na fungovanie nie je potrebný žiadny typ internetového pripojenia, čo je ideálne pre mnohé situácie. Dáta je možné rýchlo exportovať z cloudu do tohto úložiska. Okrem toho je potrebné poznamenať, že všetky stiahnuté súbory, ktoré vykonáte v prehliadači Safari, sa ukladajú do tohto interného úložiska. Týmto spôsobom je plne zaručený prístup.
